Матрица Эйзехауэра. Прокрастинация.

 Техники борьбы с прокрастинацией

Как определять приоритеты в делах - матрица Эйзенхауэра.
Четыре категории использования времени.

Для того, чтобы избежать прокрастинации дел, надо понять ради чего Вы их делаете. Дуайт Эйзенхауэр (в интерпретации Люси Макдональд) выделяет четыре группы дел, на которые уходит Ваше ценное время. Ваш ежедневный список дел можно поделить на:
Категория 1: Важные и несрочные (Important and Not Urgent — Priority Principle)
Категория 2: Важные и срочные (Important and Urgent — Crisis Management)
Категория 3: Неважные и срочные (Not Important and Urgent — Distractions as Denial)
Категория 4: Неважные и несрочные (Not Important and Not Urgent — Busy with the «Trivial Many»)

Категория 1: Важные и несрочные
   Это самый верхний приоритет Вашей жизни и, следовательно, Вашего сегодняшнего дня и дня завтрашнего. Сюда входит всё то, ради чего именно Вы были рождены, ради чего Вы обитаете на планете Земля.

   Это может показаться далеко и недостижимо, но это пока, а сейчас это придаст дополнительный смысл каждому дню. Только это может дать бездонный запас силы на все остальные категории 2,3 и 4. На ежедневном уровне это выглядит так:
   Что соответствует моим жизненным целям и ценностям, с того я и буду начинать свой день: вставая с постели, напомню себе, что у меня есть жизненный проект. Это и будет ваш путь к внутреннему росту.
Выполняя важные и срочные дела из категории 2, я буду помнить, что всё равно я сам выбираю это делать ради моих «важных и несрочных» жизненных целей: работаю, потому что хочу здоровую семью, посещаю уроки английского, потому что хочу открыть дверь в Европу, вырываю больной зуб, потому что мне важно моё здоровье. То есть это ваш ежеминутный фильтр на любые дела.
В этой «Важной и несрочной» категории вам нужно учесть время на отдых и разрешить его себе предоставить (потому, что никто не придёт и не предложит его вам). Без здоровья, вам следующие категории и не понадобятся.

Категория 2: Важные и срочные
   Сюда входят все действительно неотложные дела: аварийная ситуация, болезнь, дедлайн, семейный кризис, угроза жизни.

Категория 3: Неважные и срочные
   Всякая якобы неотложная ерунда. Соседи пригласили, 52-х летие тёщи, ежедневные беседы во время обеда, 5-разовая встреча с покупателями, ежедневная уборка дома.

Категория 4: Неважные и несрочные
    Это «тривиальное множество» (trivial many). Такая категория ежедневных дел делает очень маленький вклад в ваше качество жизни, либо не делает его вообще. Это, когда ты даёшь время всему, потому, как ещё не знаешь, в каком направлении лучше двигаться и что тебе нужно от твоего мира: всегда отвечать на все звонки, разрешать родственникам заходить поболтать в рабочее время, если у вас домашний бизнес, затягивающиеся чаепития, деловой и личный спам, интернет-блоги, игра в карты, посиделки до поздней ночи.

Воспитание трудолюбия
   Считается, что успех порождает успех. Основываясь на данном простом утверждении, можно сделать вывод — любое действие ведет к приятным последствиям. А значит — награждайте себя, убедитесь в своей полноценности. Начиная новое дело, надо быть уверенным в том, что в вашем прошлом были успешные действия. Празднуйте свои маленькие ежедневные победы, но не останавливайтесь на них. Четко отслеживайте соотношение этих побед и задач, не допускайте дисбаланса. Поймите, что Ваше умелое бегство от неприятных переживаний, желание предельно облегчить свою жизнь за счет развлечений ничем не обосновано, так как неприятными переживания становятся только тогда, когда Вы так их оцениваете. Учитесь получать удовольствие от работы и избегайте неудовольствия от оценки ее количества. Необходимо избавиться от чувства внешнего сопротивления, заменив «я обязан» (сделать) на «я выбираю» (сделать) — превратив свое сопротивление в акт доброй воли. Вариантом данной техники будет следующая — составление расписания, в котором центральное место занимают не дела с перерывами на отдых, а отдых, перемежающийся с делами.

    Кроме того, из основ программирования к нам пришла методика работы в «режиме разделения времени». Это означает, что вместо последовательного выполнения задач, когда нельзя приступить к началу следующей, пока не закончишь предыдущую, одновременно осуществляется выполнение нескольких разных задач — по частям. Отводите на это короткие временные блоки (от 5 до 30 минут) или намечайте сделать что-то конкретное и небольшое по объему.

   Успех, как говорят, не заставит себя ждать. Расписание нужно составлять заранее, лучше потратить на это какое-то время вечером, чтобы наутро знать, что делать и как разумно использовать время. Когда список дел нагляден, то, даже откладывая что-то на потом, вы всё равно выполняете полезную работу. Список можно составлять, ранжируя дела по приоритетам. Но выполнять в распорядке важности не обязательно, сначала можно сделать то, что легче. Здесь обязательно нужно упомянуть имя Джона Перри — профессора философии из Стэнфорда. Учёный вводит понятие структуризированной прокрастинации. Согласно его теории, прокрастинацию можно превратить в подспорье для успехов в работе.

   Поскольку большинство прокрастинаторов, отлынивая от важных дел, всё равно чем-то занимается, то нужно лишь направить их деятельность в более важное русло, чем, к примеру, просмотр Интернета. Как это сделать — дело десятое. Профессор Перри предлагает выстраивать структуру задач определённым образом. Важные и срочные дела, конечно, ставятся во главе списка, но вот после них идут чуть менее важные, но, тем не менее, вызывающие выполнения и решения задачи. Заядлый прокрастинатор, естественно, пропустит самое важное дело, но зато вместо этого выполнит что-то полезное.

   Перри отмечает, что структурированная прокрастинация требует определённой доли самообмана, поскольку проистекает подмена одних задач на другие. Если есть категория задач, которые вы откладываете упорно и постоянно, то, чтобы справиться с прокрастинацией, надо обязательно понять, что неприятного и невыполнимого есть в этих делах. Возможно, что эти задачи стоит попробовать передать кому-то другому или же постараться сделать так, чтобы их вообще не нужно было выполнять. А может, осознав, в чём причина, вы сможете избавиться от проблемы. В любом случае, нужно рассмотреть неприятные занятия глубже.

Регуляция энергии
   Эта техника проста и знакома всем спортсменам — необходимо научиться распределять свои силы, планировать свою деятельность так, что все задуманное было осуществлено без надрыва. Стоит напомнить, что во всех восточных практиках дела, которые планируются и не исполняются, приравниваются к непосильной ноше. Энергия расходуется впустую, когда мы не осуществляем то, что запланировали, и планируем то, чего никогда не осуществим. Чувство вины съедает наши внутренние энергетические резервы. Чем больше остается незавершенных дел, тем меньше сил на то, чтобы их свершить. Поэтому суть техники можно выразить следующими словами — не планируй вперед, если есть незаконченные дела. Перед тем как начать, распредели свои силы заранее, оставив время на полный упадок сил. Держи дыхание, чтобы не стать загнанной лошадью.

Установка цели
   Это система планирования Бенджамина Франклина — выстраивание приоритетов задач — от большого к малому. Признаками особой важности может выступать как срок исполнения, так и значимость задачи. Занимаясь сложными задачами, Вы можете увлечься и сосредоточиться только на них, не отвлекаясь на мелочи. Поэтому есть все шансы, что такая техника будет для Вас эффективной. Она подразумевает не только ежедневные заботы. Первая ступень пирамиды под названием «Успех» начинается с определения главных жизненных ценностей. Здесь должны расположиться его атрибуты, значимые для Вас — например, материальный достаток, социальный статус, замечательная семья. Второй этап — определение глобальной цели. Это детское «кем ты станешь, когда вырастешь», твоя картинка твоего собственного далекого и идеального будущего. Ответ на вопрос — я есть…. Затем следует генеральный план достижения цели, то, без чего невозможна реализация всего предыдущего. То есть что надо сделать, чтобы стать, кем ты хочешь. Последовательный перечень действий получения навыков того, что ты должен уметь, чтобы соответствовать «я есть». Далее конкретики становится больше: надо составить план на пять лет, на месяц, а потом на грядущий день. Ключевой вопрос самой себе: «Что я могу сделать для достижения цели в ближайшие годы, в следующем месяце, завтра?» Таким образом ты поймешь, чего хочешь, определишься с тем, что надо делать, и станешь реже откладывать по-настоящему важные дела.

Заключение
   До определенного уровня, прокрастинация считается нормой, однако это становится проблемой, когда она мешает нормальному функционированию. Хроническая прокрастинация может быть вызвана скрытым психологическим или физиологическим недугом. Для прокрастинации существует огромное количество поводов: каждый человек оправдывает своё отлынивание по-своему. Конечно, основная причина прокрастинации — это отсутствие желания, помноженное на лень и отсутствие силы воли. Если анализировать работу или учёбу, то здесь основной причиной может служить отсутствие по какой-либо причине интереса, осознание того факта, что всё выполняемое бесполезно и никому не нужно. Бессонные ночи и судорожные старания успеть доделать все задания в последний момент, в вечер перед днём сдачи — знакомая любому учащемуся ситуация. В таких случаях нужно срочно менять работу и бросать учёбу, но на деле это чересчур радикальные меры и большинство людей на них не способны. Помимо отсутствия кругозора, одной из причин прокрастинации является неумение человека расставлять приоритеты. С этой проблемой как раз можно бороться. Чёткое осознание вопроса мотивации, стоящего перед каждым человеком, поможет правильно расставить приоритеты. Некоторые люди могут продуктивно работать лишь, когда установлены конкретные временные рамки, а пик их (прокрастинаторов) производительности, конечно, приходится на последние времена до deadline. Не возникает особых проблем с прокрастинацией у людей, которые для себя могут провести черту, недвусмысленно разделяющую дела на срочные и те, выполнение которых может подождать.

↑ Lucy Macdonald, «Learn to make time» (2006)

(Posted on 30.09.2010 Галина Китаева)